整体院の回数券管理｜残数・有効期限と通院間隔をまとめて追う

整体院では、自費の施術を継続してもらうために回数券を販売しているケースが多くあります。回数券は患者さんにとって1回あたりの料金が下がるメリットがあり、院にとっては継続来院のきっかけと先に受け取る売上になります。

一方で、回数券の管理を紙のカードや手書きの台帳で行っていると、「残り何回か分からない」「有効期限が切れていた」「ほかのスタッフが消化を記録し忘れた」といったトラブルが起きやすくなります。本記事では、整体院の回数券を残数・有効期限・通院間隔の3つの視点から管理する方法と、受付・会計システムで仕組み化するポイントを解説します。

整体院の回数券管理でよくあるトラブル

紙の回数券やスタンプカードで管理している整体院では、次のようなトラブルがよく起こります。

トラブル	原因	起きること
残数の食い違い	消化の記録漏れ・二重記録	患者さんとの認識がずれ、信頼を損ねる
有効期限切れ	期限を誰も追っていない	期限後に申し出があり、対応に困る
紛失・忘れ	カードを患者さんが持ち歩く運用	来院時に確認できず、受付が手間取る
売上の把握不足	販売と消化を区別していない	前受け分と実際の施術分が分からない
通院の途切れ	残数があるのに来院が止まる	改善の途中で離脱し、再来につながらない

これらは、回数券の情報が患者さんのカルテや予約と切り離されていることが原因です。回数券をシステムで管理し、来院のたびに自動で消化・記録できるようにすると、多くのトラブルを未然に防げます。

残数を「来院のたびに自動で消化」する

回数券管理の基本は、施術を受けた時点で残数を確実に1回減らすことです。システムで管理する場合は、会計時に回数券での支払いを選ぶだけで残数が減り、履歴が残る仕組みにしておくと記録漏れが起きません。

残数を正しく管理するために、次のルールを決めておきましょう。

消化のタイミング: 施術後の会計時に消化する（予約時には消化しない）
当日キャンセルの扱い: キャンセルポリシーに沿って消化するかどうかを決め、事前に説明しておく
メニューとの対応: どの施術メニューに使える回数券かを設定し、対象外のメニューで消化しないようにする
残数の共有: 残数を受付・施術担当のどちらからも確認できるようにする

残数が少なくなったタイミングで、次の回数券の案内や施術計画の見直しを提案できると、継続来院にもつながります。

有効期限は販売時に明示し、システムで追う

回数券に有効期限を設ける場合は、販売時に期限を明示し、患者さんにも分かる形で伝えておくことが大切です。期限は「購入日から何か月」のように起点を明確にし、口頭だけでなく書面やメールでも残しておくとトラブルを防げます。

システムで有効期限を管理していれば、期限が近い患者さんを一覧で抽出し、来院の案内を送れます。期限切れ後に申し出があったときの対応方針も、院内であらかじめ決めておきましょう。

なお、回数券は施術前に代金を受け取る前払いの取引です。売上の計上方法や前払いの管理については、サロンの前受金管理と会計処理で整理しています。取り扱いに迷う点は、税理士など専門家にも確認してください。

通院間隔とあわせて見ると離脱を防げる

整体院の回数券は、単に回数を管理するだけでなく「適切な間隔で通えているか」とあわせて見ることで効果を発揮します。施術計画では一定の間隔での来院を提案しているのに、実際には間隔があいて改善が進まない、というケースは少なくありません。

電子カルテで施術内容と来院日を記録しておけば、次のような患者さんを抽出できます。

回数券の残数があるのに、前回来院から一定期間たっている
提案した通院間隔より大きく間隔があいている
回数券を使い切ったあと、次の予約が入っていない

こうした患者さんに、予約の案内やセルフケアの情報を届けると、途中での離脱を防ぎやすくなります。通院間隔を軸にした顧客管理の考え方は、整体院の顧客管理｜通院間隔と回数券で再来を仕組み化でも詳しく解説しています。

回数券管理をシステム化するときの手順

紙の回数券からシステム管理へ移行するときは、次の手順で進めると混乱が少なくなります。

回数券の種類を整理する: 回数・料金・対象メニュー・有効期限を一覧にする
既存の残数を登録する: 発行済みの回数券の残数と期限を、患者さんごとにシステムへ登録する
消化ルールを決める: 消化のタイミングやキャンセル時の扱いをスタッフ全員で共有する
患者さんへ案内する: 管理方法が変わることを伝え、残数の確認方法を案内する
定期的に見直す: 期限が近い患者さんや来院が止まっている患者さんを月に一度は確認する

移行の初期は、紙の記録とシステムの残数が一致しているかを確認しながら進めると安心です。

よくある質問

整体院の回数券は何回券がよいですか？

施術計画で提案する通院回数や、患者さんの通いやすさによって適切な回数は変わります。初回の施術計画に合わせた回数券と、継続来院向けの回数券を分けて用意する院もあります。回数を増やすほど前払いの金額も大きくなるため、有効期限や中途での取り扱いもあわせて検討しましょう。

回数券の有効期限は設定したほうがよいですか？

有効期限を設けると、一定の期間内に通院してもらう動機づけになり、院側の管理もしやすくなります。設定する場合は、販売時に期限と起点を明示し、期限が近づいた患者さんへ案内できる仕組みを用意しておくとトラブルを防げます。

紙の回数券と併用しても大丈夫ですか？

移行期間中の併用は可能ですが、長く続けると記録の二重管理になり、残数の食い違いが起きやすくなります。発行済みの紙の回数券の残数をシステムへ登録したうえで、新規の販売分からはシステム管理に切り替えるのがおすすめです。

回数券の売上はいつ計上しますか？

回数券は施術前に代金を受け取るため、販売時と施術時のどちらで売上を計上するかを決めておく必要があります。会計上の取り扱いは院の状況によって異なるため、税理士など専門家に確認してください。

まとめ

整体院の回数券管理は、残数・有効期限・通院間隔の3つをまとめて追うことがポイントです。会計時に自動で消化し、期限と通院間隔をシステムで確認できるようにすれば、記録漏れやトラブルを防ぎながら、継続来院を自然に後押しできます。

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